PRIVACYBELEID KWS

PRIVCACYBELEID VAN Koninklijke Watersportvereniging Sneek (KWS)

Versie april 2018

1. Algemeen
Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Koninklijke Watersportvereniging Sneek (hierna: KWS) verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers, vrijwilligers en andere geïnteresseerden.

De KWS hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we je heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zo zorgvuldig mogelijk met jouw gegevens om. De KWS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet en regelgeving, waaronder ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u lid wordt van de KWS, een donatie doet, vrijwilliger bent tijdens een evenement, deelneemt aan een evenement of om een andere reden persoonsgegevens aan de KWS verstrekt, geeft u de KWS uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

Wij adviseren u om dit privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.

2. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

De KWS, Postbus 100, 8600AC Sneek, KvK nr: 40001823. De functionaris leden/donateurbeheer is bereikbaar via ledenadministratie@kws-sneek.nl. De bestuursfunctionaris belast met het privacy beleid is bereikbaar via privacy@kws-sneek.nl

3. Welke gegevens verwerkt de KWS en voor welk doel
3.1. In het kader van een lidmaatschap of donateurschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
• adresgegevens en eventueel postadres;
• telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer;
  soort lidmaatschap.

3.2. In het kader van een rol als vrijwilliger van de vereniging (lid of niet lid) worden aanvullend de volgende gegevens verwerkt:

• mogelijke vrijwilligers rollen en aantal keren dat deze vervuld worden;
• deelname aan cursussen en trainingen;
• eventuele eerder behaalde (relevante) kwalificaties/bevoegdheden en geldigheid hiervan;
• Kledingmaten;
• Een foto.

3.3. In het kader van deelname aan evenement van de KWS worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
· Wedstrijd of bemanningslicentie nummer;
· Klasse waarin wordt deelgenomen, incl. zeilnummer;
· Uitslagen van de wedstrijden;
· in voorkomende gevallen uitkomst van protestbehandelingen;
Tijdens evenementen van de KWS worden regelmatig foto’s en filmmateriaal gemaakt;

3.4. De KWS verwerkt de in sub 2.1 tot en met 2.3 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden bij het watersport verbond, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie;
• uw naam en adresgegevens worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van de KWS;
• uw rollen en kwalificatie als vrijwilliger worden gebruikt om zorg te dragen voor een juiste en gekwalificeerde bezetting van evenementen met vrijwilligers om zodoende hoogwaardige evenementen te kunnen organiseren;
• uw rollen en kwalificatie als vrijwilliger kunnen bovendien worden gebruikt om u verder op te leiden;
• Uw kledingmaten worden gebruikt om uw te kunnen voorzien van de juiste clubkleding ter beoordeling van de KWS;
• uw foto kan worden gebruikt om u een pontpas te verstrekken;
• uw licentienummer wordt gebruikt om na te gaan of aan de voorwaarden voor deelname aan een evenement wordt voldaan;
• uw klasse en zeilnummer worden gebruikt om u te kunnen laten deelnemen aan het evenement in de juiste klasse en te zorgen voor een correcte uitslagen verwerking;
• uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, o.a. van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, inschrijfgelden, bestellingen, andere afgenomen diensten af te wikkelen;
• Foto’s en filmmateriaal waarop vrijwilligers en deelnemers kunnen staan wordt ter promotie via de magazines en websites van de KWS verspreid.

4. E-mail berichtgeving (opt-out):
de KWS gebruikt uw naam en e-mailadres om u haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van de KWS. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

5. Bewaartermijnen
5.1. Na afloop van een evenement worden uw contactgegevens uiterlijk drie jaar lang bewaard en kunnen worden gebruikt om u te vragen naar je ervaringen met de KWS en u uit te nodigen voor een volgende editie. Wel kunnen uitslagen en foto’s langer beschikbaar blijven.
5.2. Na afloop van uw lidmaatschap / donateurschap blijven uw gegevens bewaard ten einde een verenigingshistorie op te kunnen bouwen. De bewaarde gegevens worden geminimaliseerd en kunnen alleen worden gebruikt om u te informeren over relevante ontwikkelingen binnen de KWS of uit te nodigen voor lustra.

6. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
6.1. Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de KWS passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
6.2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de KWS gebruik van diensten van derden, zogenaamde bewerkers. Met deze bewerkers hebben wij bewerkersovereenkomsten.

7. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
7.1. Via de ledenadministratie van de KWS kun je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De KWS zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren
7.2. Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
7.3. Indien je klachten hebt over de wijze waarop de KWS je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de bestuursfunctionaris belast met gegevensbescherming.
7.4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie of de bestuursfunctionaris belast met gegevensbescherming.

8. Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.